Экономия времени

 

Ситуация, когда близится сдача проекта, а времени на подготовку катастрофически не хватает, знакома многим. Разберемся, почему это происходит и можно ли этого избежать. Помимо общих ошибок планирования, часто изначально заложенных в проект, легко выявить ряд «тормозящих» факторов, влияние которых не стоит недооценивать. Для наглядной демонстрации удобно рассмотреть следующую типичную ситуацию:

До назначенной даты мероприятия остается всего неделя. Как правило, перед руководителем проекта в компании, ответственной за проведение мероприятия, встают следующие вопросы: Что необходимо сделать наиболее оперативно? Какие задачи наиболее приоритетны? Все ли участники проекта точно понимают свои обязанности? Наконец, достаточно ли времени, чтобы завершить подготовку вовремя?

Проведение мероприятий – это сложный процесс с большим количеством деталей. К сожалению, в таких ситуациях легко что-либо упустить из вида, особенно когда команда начинает работать в авральном режиме. Сотрудники, загруженные множеством поручений, не справляются с объемом информации или неверно расставляют приоритеты. Нередко играет свою роль и отсутствие самодисциплины: нежелательные задания постоянно откладываются или «забываются». В результате, когда до сдачи проекта всего неделя, руководитель выясняет, что многие процессы все еще находятся на начальной стадии.

Как решить эту проблему и облегчить работу себе и своим сотрудникам? Во-первых, очевидна необходимость четкой системы постановки и систематизации задач. Каждое поручение должно быть точно сформулировано и при необходимости снабжено информацией о важности и сроке, отведенном на его выполнение. Желательно также, чтобы задачи поступали через один удобный и легко доступный сотруднику канал и были каким-либо образом зафиксированы. Это позволит сотруднику эффективнее планировать свое время, а руководителю — оперативно отслеживать ход работы над проектом.

Во-вторых, важно избавиться от так называемых «пожирателей времени», то есть занятий, которые отнимают значительную часть времени сотрудников, но фактически не приносят никакой практической пользы для ведения проекта. Это может быть время, постоянно затрачиваемое на поиск документов, нужных электронных писем, записок. Кроме того, это могут быть длительные совещания, результаты которых никаким образом не формализуются в виде задач и нигде не фиксируются.

Осуществить все вышесказанное на практике поможет переход на информационную систему, которая позволит создать единое информационное пространство внутри компании и обеспечит сотрудникам легкий обмен поручениями с возможностью постоянного оперативного доступа ко всей необходимой информации. Система позволит наглядно представлять весь список задач со сроками и легко находить нужные файлы.

Вернемся к рассматриваемому примеру. Что делать, когда нет времени на проведение комплексного процесса автоматизации, дедлайн уже на носу и требуется принять быстрое решение? В данном случае необходимо выбрать инструмент, который позволит начать его использование буквально в этот же день. В качестве такого инструмента может выступить «S10:Система управления бизнесом». Наличие SaaS-версии системы избавляет от необходимости приобретения оборудования и установки программного обеспечения. S10 практически не требует начальной настройки, а понятный и удобный интерфейс сэкономит время на обучение сотрудников. Таким образом, S10 — это инструмент, который не нуждается в временных затратах и готов начать помогать Вам уже через несколько часов после заказа.

Используемые возможности: Задачи, Поиск по тикетам, Статусы тикетов, Дедлайны

Теги:

 
 
 

0 Комментариев

 

Вы можете оставить комментарий первым.

 

Оставить комментарий